10 советов по овладению тайм-менеджментом на работе

Мы все испытывали стресс управления временем на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только соблюдаете все сроки, но и посещаете тренажерный зал и готовите здоровую домашнюю еду.
Но в реальной жизни вы выезжаете поздно, сталкиваетесь с пробками, и вы подходите к своему рабочему столу, уже расстроенными и уставшими. Садясь, чтобы наконец-то закончить тот проект, который вы откладывали на несколько недель, вы понимаете, что до полудня у вас назначены важные встречи — и да, вы уже опаздываете на первую. Когда вы, наконец, выходите из последней встречи и начинаете пробираться по электронной почте, вас зовут в встречу с вице-президентом. У него есть просьба в последнюю минуту для вас. «Это займет всего час», — говорит он.
Хорошая новость заключается в том, что есть способы вернуть те, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в личном управлении временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. приложения для эффективности. У нас есть для вас десять советов по управлению временем

для начала работы

1. Узнайте, как вы проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное управление временем, вам сначала нужно выяснить, куда уходит ваше время. Старайтесь записывать свое время в течении недели, отслеживая свои ежедневные действия. Этот аудит поможет вам.
Определите, сколько вы можете реально сделать за день.Определить тайм-ауты. Сосредоточьтесь на действиях, которые обеспечивают наибольшую отдачу.
По мере того, как вы будете проводить аудит времени, станет ясно, сколько времени вы тратите на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени займет выполнение определенных типов задач. Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы знаете, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

2. Создайте ежедневное расписание и придерживайтесь его.

Этот шаг абсолютно необходим для обучения управлению временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без организованного списка дел. Прежде чем уйти с работы, создайте список наиболее актуальных задач на следующий день. Этот шаг позволяет начать работу, как только вы доберетесь до офиса.
Помещая все на бумагу, вам больше не нужно будет вспоминать ночью, задачи на завтра, которые не дают вам уснуть. Вместо этого ваше подсознание начинает работать над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями на рабочий день.
Если вы не можете сделать это накануне, убедитесь, что вы составляете свой список первым делом утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению со временем, которое вы теряете, переходя между задачами, когда у вас нет такого плана.

3. Расставьте приоритеты с умом.

По мере того, как вы организуете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом для успешного управления временем на работе. Начните с устранения задач, которые вы не должны выполнять в первую очередь. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и выполните их в первую очередь — таким образом, вы обязательно завершите основные задачи.
Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности поддерживают достижение ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей. Мы склонны позволить срочному доминировать, когда мы действительно должны сосредоточиться на действиях, которые поддерживают наши деловые цели.

Чтобы избежать этой ловушки, используйте один из советов по управлению временем для работы, который можно найти в книге Стивена Кови « Первые вещи в первую очередь» . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра , в качестве организационного инструмента для определения приоритетности задач на основе этих важных и неотложных идей.
Вот более внимательный взгляд на каждый из этих квадрантов:
Важный и срочный: эти задачи имеют важные сроки и срочность — завершите их немедленно . Важно, но не срочно: эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Стремитесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте. Срочно, но не важно: эти задачи срочные, но не важные. Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Как правило, это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть из-за плохого планирования других.Срочно и неважно: эти действия имеют небольшую ценность, и их следует как можно больше исключить.

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, где сосредоточить свое время в те дни, когда просто не хватает часов.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Экономьте свое время и умственную энергию, пытаясь выполнить полностью одно задание, прежде чем переходить к следующему. Например, создавайте отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, телефонных звонков, подачи заявок и т. д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это отвлекает в лучшем случае. Выключите телефон и отправьте уведомления по электронной почте, чтобы полностью устранить соблазн проверить в не назначенное время.

5. Избегайте побуждения к многозадачности.

Это один из самых простых советов по управлению временем для работы, но он может быть одним из самых трудных. Сосредоточьтесь на задаче и блокируйте все отвлекающие факторы. Многозадачность может быть заманчивой, но вы просто стреляете себе в ногу, когда пытаетесь это сделать. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.
Точно так же, не перегружайтесь списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение над ним не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки для задач.

Часть создания вашего расписания должна включать установление временных ограничений для задач, а не просто работать, пока они не будут выполнены. Списки дел велики и замечательны, но иногда вам может показаться, что вы ничего не сделали.
Если вы хотите установить стабильный темп вашего рабочего процесса, Pomodoro Technique может помочь вам проверить список дел за 25 минут, делая короткие перерывы между каждым этапом и более длительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкий фокус с частыми перерывами, снижая умственную нагрузку и поддерживая мотивацию.
Если вы предпочитаете устанавливать собственный темп, бокс позволяет блокировать различное количество времени. Используйте свой журнал времени (шаг # 1), чтобы получить оценку того, сколько времени займет у вас занятие. После того, как вы потратили определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному заданию. Вы обнаружите, что ваша производительность резко возрастет, а список дел уменьшится, когда эти параметры будут установлены.

7. Встройте перерывы

Один из наиболее приятных советов по управлению временем на работе: делайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время дышать. Сделайте мини-перерывы для перезарядки, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. д.

8. Научитесь говорить нет.

Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь делать это. И если вы берете проект, который явно никуда не идет, не бойтесь от него отказаться.
Вместо того, чтобы выполнять много задач, которые приносят мало или не приносят никакой ценности, выполняйте меньше задач, которые создают большую ценность. Помните правило 80/20 — 80% ваших выходных данных поступают от 20% ваших входных данных. Сосредоточьте свои усилия соответственно.
Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. В то время как делегирование может быть трудным навыком для изучения, оно может творить чудеса для вашего личного управления временем.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, то найти нужную вам все равно, что найти иголку в стоге сена. Есть несколько вещей, которые раздражают, одна из них — тратить драгоценное время на поиск необходимых предметов. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок мешает сфокусироваться.
Маленькие вещи имеют большое значение. Создайте систему хранения документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны. Просто подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Устраните отвлекающие факторы.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключом к управлению личным временем является активное избавление от них. Закрой дверь, чтобы ограничить перерывы. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте свои личные телефонные звонки на обед.
Сделай маленькие шажки. Определите ваши главные отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на том, чтобы победить их в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, питье достаточного количества воды и здоровое питание могут помочь вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает этот спад во второй половине дня.

Вот вам и десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу производительность на совершенно новый уровень.

перевод статьи с сайта lucidchart.com

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь