Новости электронного документооборота - InDevices.ru
Чт. Дек 9th, 2021
электронный документооборот

Новые экономические реалии и глобальный тренд цифровизации предъявляют свои требования к компаниям. Законодательным органам тоже приходится считаться с последними тенденциями и учитывать их в законотворчестве.

Так, с 17 мая 2021 г. Госдума рассматривает новый законопроект о конвертации бумажных документов в электронный формат. Данный законопроект должен стать дополнением к Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», закрепив таким образом правила создания электронных версий документов.

Конвертацией считается преобразование электронного исходного документа путем изменения его формата при сохранением структуры и содержания.

Преимуществом данного законопроекта будет то, что дубликаты документов как электронных, так и бумажных не будут терять своей юридической силы.

Однако, согласно законопроекту, конечный вариант должен быть подписан усиленной электронной подписью всеми создателями документа с возможностью определения точного времени его подписания. А срок хранения первичного бумажного документа будет составлять 12 месяцев.

Законопроект также будет регламентировать деятельность фирм, осуществляющих услуги по созданию и хранению электронных дубликатов документов. Это подразумевает лицензирование деятельности таких предприятий.

В случае принятия закона это будет значит для компаний дополнительные расходы, связанные с переходом на новый документооборот. Один тип расходов связан с обеспечением возможности сотрудникам оформить цифровую подпись. Однако, данный момент пока не регламентирован, так как работодатель не обязан платить за получение сотрудником электронной подписи.

Существует также ряд документов, вести которые в цифровом виде запрещено. Это, в первую очередь, документы, связанные с приемом или увольнением сотрудников.

Документооборот бухгалтерии – наиболее важная часть задачи по переводу компании на электронный документооборот. Для сканирования документов, управление хранением документов и контроля сроков хранения существуют соответствующие сервисы.

В любом случае компаниям придется постепенно уходить от понимания, что юридическую силу имеют лишь документы на бумажных носителях. Тут скрывается вопрос доверия бизнеса к электронным документам и привычка хранить все документы в бумажном виде на случае налоговых проверок.

Еще одна сторона вопроса, требующая внимания, — это вопрос о том, где непосредственно хранить документы: в центрах данных, собственных серверах или где-либо еще. Таким образом, компаниям также стоит задуматься о решении этого вопроса, учитывая объемы своего документооборота, возможные риски и расходы на поддержание электронного документооборота.

 

от admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector